「火葬場の予約が、いつでも簡単に取れるシステムはないものか…？」
施設側はいつでも貸し出せる体制を整えているのに、やり取りの面倒くささで不便な思いをされている方、たくさんいるんですよね。

でもご安心ください。火葬場の予約がいつでも簡単に取れるシステムは存在します。

このシステムを導入することで、予約者が最も面倒だと感じている「火葬の枠を巡る火葬場とご遺族との連絡のやりとりのムダ」が、一気に解消されます。

とはいえ、火葬システムには「選ぶ基準」があります。わずか5つのポイントなのですが、大事なのにもかかわらずあまり知られていません。

ここを押さえておかないと、ご遺族に満足いただけない結果となってしまうんですね。

最も大事なポイントはたった５つです。

1、予約にミスがない
2、24時間、即時に予約を取れる。
3、顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる（金額面、移動距離）
4、火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの
5、行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

そこで今回の記事では、火葬予約システムとはどういったものなのか？という基本的なところから、システムのタイプ、メリットデメリット、4つの選ぶポイントを紹介します。

さらに実際に導入していて顧客満足度を上げている事例まで、火葬予約システムに関するすべての情報を紹介します。

最後まで読んでいただくことで、火葬システムの全体像が分かり、導入時のメリットが完全に理解できることをお約束します。是非、最後までお読みください。

火葬予約システムの概要とタイプ

システム導入で実現できること

火葬予約システムを導入するにあたり、大きく３つのアナログな作業を改善することが出来ます。それを一つずつご紹介いたします。

●自前での管理が必要なくなる

●24時間、予約枠が取れる

●火葬場予約以外の工程との連携が取れる

火葬場の予約は、ミスなく行われることが大前提。その上で更なる便利な機能があればなおよしということになります。ですので、どのようにミスを排除できるのか、そして更なる便利な機能の順番でご紹介致します。

自前での管理が必要なくなる

システムを導入していない場合、予約を受ける時に自前で用意した予約台帳に記入して管理されていると思います。

個人情報を扱うので、しっかりしたセキュリティを担保したソフトで管理したいところですが、実際はエクセルやスプレッドシートといった簡易的な表計算ソフトで管理しているのが現状だと思います。

安全面、自分で管理ソフトに手を加えるという作業が一気になくなり、不安が解消されます。

時間、予約枠が取れる

火葬の予約は、いつ入ってくるか予想ができません。

しかしこのシステムの導入によりリアルタイムに、火葬場の空き状況を確認でき、その場で予約を取ることができる。

火葬場予約以外の工程との連携が取れる

葬儀は、火葬場の予約だけ出来れば円満に収まるものではありません。

斎場の予約、霊柩車の手配など、各々の管理システムとの同期を取ることで、全体のスケジュールを把握することが出来るようになります。

システムのタイプは２つ

業務スピードを向上させ、業務効率化、内部統制強化に不可欠なツールとして多くの企業で、ワークフローシステムと呼ばれるシステムの導入が進んでいます。

ワークフローシステムは、大きく以下の2種類に分類することができます。

1.オンプレミス型ワークフローシステム
2.クラウド型ワークフローシステム

まずは、オンプレミス型とクラウド型がそれぞれどういったものかを確認しておきましょう。

特化型→オンプレミス型

オンプレミス型とは、「社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態」を指します。

ちなみに、「プレミス（Premises）」は「構内」や「建物」という意味。そこから派生して、自社に設置して運用する方式を「オンプレミス（On-Premses）」と呼ぶようになりました。また、オンプレミスを省略して「オンプレ」と呼ぶこともあります。

●メリット・デメリット

　●導入相場

●おすすめの会社2選

1選：サイボウズ株式会社

　システム名→Garoon（ガルーン）

参照元：https://garoon.cybozu.co.jp/

「Garoon（ガルーン）」は、東京都中央区にあるサイボウズが手がけるグループウェアです。ポータルやスケジュールにくわえて、ワークフロー、プロジェクトに関する情報の一元管理など、ビジネスシーンで役立つさまざまな機能が搭載されています。

クラウド型とパッケージ型（オンプレミス型）の2種類を用意しており、利用者のニーズに応じて選択できる点も魅力です。

・実際に使った人のレビュー（口コミ、評価）

• メッセージ機能があるのがよい。メールと違い連続性が保たれ、チャットみたいに参加者同士で意見が言いあえたり情報共有できるところが良いと思う。
• Garoonにグループウェアが変更になってから10年程経ちましたが不便だと思った事はありません。スケジュールも入れやすく掲示板機能を活用して全社に周知する事も出来るので便利に使っています。

参照元：Garoonの評判（レビュー・口コミ）
https://saas.imitsu.jp/sv-0803/review

2選：株式会社NIコンサルティング

システム名→NI Collabo 360

https://www.ni-ware.com/index.html

「NI Collabo
360」は、東京都港区に本社を構えるNIコンサルティングが提供しているグループウェアです。スケジュールやプロジェクト管理、設備備品・予約など豊富な機能を実装しています。

レスポンシブデザインを採用しており、スマートフォンやタブレットからも利用が可能です。

最大の特徴としてあげられるのは、リーズナブルな価格設定。パッケージ型の場合でも、10ユーザーで5万8,000円（税抜）となっているため、小規模でもオンプレミス型でグループウェアを導入したいという場合にもうってつけです。

また、30日間の無料トライアルが用意されているのも魅力的なポイント。無料トライアルではSFA・CRMなども同時に試すことができるので、複数のツールの導入を検討している場合にもおすすめといえるでしょう。

・実際に使った人のレビュー（口コミ、評価）

• 社員一覧の予定が見やすく、使いやすいです。使い方もシンプルでわかりやすいです。 ここ1、2年くらいで、グループウェアが変わったのですが、以前使用していたものと比べても予定の登録や閲覧方法が安易で使いやすくなった気がします。
• 商談履歴を確認出来、顧客情報も簡単に絞り込みが出来るため、重宝している。 また社内資料の共有でも役立っている。

参照元：NI Collabo 360の評判（レビュー・口コミ）

https://saas.imitsu.jp/sv-0811/review

総合型→クラウド型（汎用システム）

「クラウド型」とは、「オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態」を指します。

ちなみに、インターネット上でサービス利用できる仕組みが「クラウド」と呼ばれるようになった理由には諸説あります。

米Google社のエリック・シュミット氏の発言に由来するという説や、エンジニアたちがネットワーク図を作成する際、「オンライン上のどこかにあるもの」を雲の絵で表したという説などが知られています。

●メリット・デメリット

導入相場

●おすすめの会社2選

1選：リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

　システム名→J-MOTTOグループウェア

参照元：https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/

グループウェアとは、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアのこと。

『J-MOTTOグループウェア』は、容量200MBまで、20ユーザーで月額3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能と運用サポートが標準搭載のグループウェアです。ユーザーや容量は段階的に追加できるため、柔軟な拡張ができます。

スケジュール管理やWebメール、ワークフロー、電子会議室など、基本機能を網羅しています。運用サポートは全ユーザーが利用でき、コールセンターで対応してくれます。活用方法のセミナーも開催しており、無料で参加が可能です。

2選：株式会社　ピーエスシー　システム名→Coo Kai for Office 365

参照元：https://www.coo-kai.jp/office365/

『CooKai for Office 365』は、Microsoft 365に機能を追加できるクラウド型アドオンアプリケーションです。Microsoft
365にはアドレス帳やカレンダーなど標準搭載されている機能がありますが、この製品は組織階層型でアドレス帳やカレンダーを表示するため、より使いやすくなるでしょう。

そのほか、社内向けの掲示板やメールの誤送信防止機能なども追加できます。掲示板への追記や修正が簡単に行え、メールを送信する前にはアラートが表示されて強制的にチェックを促すのでミスを徹底的になくせます。

代表的な火葬予約システム

ライフエンディングテクノロジーズ株式会社

　　→システム名：スマート火葬予約システム

参照元：https://smartsougi.jp/

株式会社東日本システム

システム名：WEB火葬場予約システム

参照元：https://kaso.hsys.ne.jp/

株式会社宮本工業所

システム名：クラウド型予約受付システム

参照元：https://www.miyamoto-k.co.jp/

火葬予約システムを選ぶポイントは５つ

火葬予約システムを選ぶポイントとは、ご遺族にとっても、システム導入をご検討の企業様にとっても便利でしかないという点になるので、お客様が望んでいる項目が網羅されているシステムこそが選ばれるシステムになります。

お客様が特に望んでいる項目である、以下の５つが使いやすいかどうかという視点で、是非システムをご検討ください。

選ぶポイントは、

1.予約にミスがない。

2.24時間、即時に予約が取れる

3.顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる（金額面、移動距離）

4.火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの

5.行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

の5つにあります。

これらのポイントが、予約するときに便利な機能になるからです。

お客様が特に望んでいる項目である、以下の5つが使いやすいかどうかという視点で、是非システムをご検討ください。

予約にミスがない

葬儀を行う上で、一番最初に決めなければならないことは火葬場の予約確保です。

この日程が決まることで、葬儀場の日程を抑え、霊柩車、火葬場までのバス、僧侶の手配をすることが出来ます。

よって、もし火葬場の予約の手配のミスが発覚したら全ての工程がスケジュール通りに進まず、関係者・参列者にとって大変ストレスをかけることになります。

24時間、即時に予約を取れる

火葬場の予約は、事前に行えるものではありません。

訃報は予測できることではないので、火葬場・予約を受ける施設は24時間、受付窓口を開けておかなければなりませんがこれは人海戦術で行うには、今の時代現実的ではありません。

ITの力を駆使し、半自動的に予約できることが求められます。これがシステム導入が必須になって来ている理由と言えるでしょう。

顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる（金額面、移動距離）

すぐに予約を取らなければならないとはいえ、関係者や参加者のことを考慮に入れると、火葬費用や葬儀場からの距離、最寄駅からの利便性などはとても重要な問題であり、システム選びをする上で欠かせないポイントになります。

火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの

葬儀は火葬をするだけではなく、他にも工程がたくさんあります。

葬儀場の予約、霊柩車の予約、僧侶の予約、火葬場までのマイクロバスの予約など、一つ一つの情報を別々に管理していると大変です。一元管理できるというのが外せないポイントになります。

行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

厚生労働省のHPに記載されている、墓地・埋葬等に関する法律の概要にあるように、墓地、火葬場の管理者は、毎月5日までにその前月中の埋葬、火葬の状況を、その所在地の市町村長に報告義務があります。

その提出資料もシステムの中から、簡単に抜き出せ改めて作成をする必要がありません。

実際に顧客満足度を上げている自治体・民間企業事例

事例　川越市斎場

・参照元

●活用の状況

施設の予約受付から施設の使用料の収納管理、利用申請・許可事務まで、施設の利用に係る手続きにおいて予約管理システムを活用しています。

予約が確定した諸室の利用状況は、運行管理システムに反映されるので、全部で8つの式場と、火葬待合室、法要室、霊安室等、多数の付帯設備の利用状況をスケジュール表として確認し、一元的に管理しています。

●システム導入の背景

従来は電話で予約を受けていましたが、川越市斎場は年間3,000件ほどの火葬受入をしているため、受付事務を省力化したいといった課題がありました。

そこで、電話による音声応答受付とインターネット受付（WEB予約）を比較検討し、予約1件に係る情報量が多いことから、インターネット受付を選択しました。

●システムの選定方法

公募型プロポーザルにて業者選定を行い、パッケージシステムの内容だけではなく、システム導入の手法や構築業務体制、価格等について総合的な評価を行いました。

●システム導入後の効果

施設の予約受付は、従来全て電話で受付していましたが、WEB予約システムを導入したことで、職員の受付事務を削減することができました。

今まで葬祭業者の方は、まず斎場に電話して空き状況を確認し、その後利用者と日程調整し、再度斎場に電話をして…という運用で、時間も手間もかかっていました。

WEBであれば空き状況が一目瞭然で、そのまま予約もできるため、葬祭業者の方にとっても利用しやすくなったのではないかと思います。

WEB予約システムをご利用いただく葬祭業者の数は、当初26社程度でしたが、現在では80社程度まで増加しています。なお、電話による受付も行っています。

運行管理システムについては、なくてはならない存在になっています。川越市では火葬と併せて、式場や付帯設備等多数の施設を利用できるようになっていますが、各施設の利用状況が運行管理のほうに反映され、スケジュール表として一元的に管理・確認できるという点が役立っています。

更に、川越市斎場は9:30～15:00の間で30分ごとに火葬受入をしているため、進行管理機能も非常に役立っています。10件を超える葬家の進行状況を同時に管理することは、手作業では困難です。

運行管理システムは火葬受入の状況や、各葬家の火葬業務の進行状況をリアルタイムで確認することができ、複雑な火葬スケジュールをこなしていく上で、重要な役割を担っています。

また、火葬担当者もタッチパネルで予定及び各葬家の進行状況を確認でき、全ての作業者が情報を共有することで、適切な進行が行えています。

・参照元：川越市斎場様インタビューより

事例　札幌の火葬場（里塚斎場・山口斎場）

・参照元：札幌市ホームページ斎場紹介より

https://www.city.sapporo.jp/hokenjo/f3seikatu/saijo/satozuka.html

https://www.city.sapporo.jp/hokenjo/f3seikatu/saijo/yamaguchi.html

https://www.city.sapporo.jp/hokenjo/f3seikatu/arikatakyogikai/documents/01_kasoujoubukai1-kaigishiryou.pdf

●システム導入の背景

札幌市内にある、里塚斎場・山口斎場は現状、受付時間は9:30～15:00、友引と元旦を休場としており予約制ではなく、火葬場に到着した順に受付している。

これにより、休場である友引の翌日(友明)に火葬が集中、「通夜⇒告別式⇒火葬⇒繰上法要」という葬儀の流れから午前中に火葬が集
中することによって、火葬の受付までに必要以上の待ち時間が発生し、今後、火葬件数が増加することで、混雑がさらに深刻化する為、解決策として、システムの導入を行った。

●システム導入後の効果

火葬炉を効率的に使えるようにタイムスケジュールを組めるようになり、利用者は受付前に無駄な待ち時間が発生することなく、運営側も一定のペースで計画的な火葬を行うことができるようになり、大幅に顧客満足度を上げることに成功した。

まとめ

「火葬システム」について、ご紹介いたしました。

※メリット↓

デメリット↓

インターネットの環境が簡単に揃られさえするのであれば、オンプレミス型よりクラウド型の方が、導入においてメリットが多いかもしれません。

ただし、それでクラウド型を選んでどこまでも使いやすさを追求して、オプションを付けすぎてしまったら、それなら最初からオンプレミス型にすれば良かったということにも

なりかねません。事例のご紹介のところにもあったように、システムを選定する際は公募型で業者を選定して、しっかりと納得のいくシステムを導入することをおすすめします。