火葬場の空き状況を調べるのが面倒…。

火葬場の空き状況を調べるには、一目で確認できる施設、出来ない施設とあり、「業務のムダ」が発生しやすいものです。

すべての自治体が一律管理してくれればいいのですが、各自治体で違う、というのも大きな問題。

空き状況が一目でわかるようになれば、作業のムダが減らせるのに…。

そんな悩ましい問題を抱えている方には、「火葬予約システム」がオススメ。

このシステムを導入することで、予約者が最も面倒だと感じている「火葬場の空き状況から、火葬の枠を巡る火葬場とご遺族との連絡のやりとりのすべて」が解消されます。

とはいえ、火葬システムには「選ぶ基準」があります。

大事なことでわずか5つのみなのですがあまり知られていません。

ここをおさえておかないと、「あれ？業務のムダが増えた…」と逆効果になってしまうこともあるので注意が必要です。

最も大事なポイントはたった５つ。

1、予約にミスがない
2、24時間、即時に予約を取れる。
3、顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる（金額面、移動距離）
4、火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの
5、行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

そこで今回の記事では、火葬場の空き状況がすぐに判断できる火葬予約システムとはどういったものなのか？という基本的なところから、システムのタイプ、メリットデメリット、5つの選ぶポイントを紹介します。

さらに実際に導入していて顧客満足度を上げている事例まで、火葬予約システムに関するすべての情報を紹介します。
最後まで読んでいただくことで、火葬システムの全体像が分かり、導入時のメリットが完全に理解できることをお約束します。是非、最後までお読みください。

空き状況を瞬時に把握することで得られる３つの効果

火葬場の空き状況をスムーズに把握することは、下記3つの効果に繋がります。

1　ストレスのない予約による「顧客満足度向上」
2　業務効率が上がることで「教育コストが下がる」
3　システム化により「業務ミスが少なくなる」

顧客満足度向上

スピーディーな予約・決定は顧客の満足度を上げることは間違いありません。火葬日さえ決まってしまえば、葬儀全般のスケジュールが決められるからです。

火葬場の空き状況が分からない、すぐさま予約ができないということは、極端な話、喪家の機会損失を奪っていることになります。

喪家は肉親との別れと慣れない葬儀への不安から混乱状態は否めません。その上、やるべきことが多く、目まぐるしい日々を送っているでしょう。

喪家からの葬儀依頼があったとき、空き状況が不明瞭で「すぐに予約が取れない・分からない」とあっては、喪家の感情に対してだけでなく、葬儀のスケジュールにも影響があるでしょう。

だからこそ、スピーディーな予約・決定は顧客の満足度を上げることになるのです。

教育コストが下がる

誰でもスムーズに火葬場の空き状況や予約を把握することは、業務効率を上げるだけでなく教育にかける業務時間の短縮も望めます。

通常の職員であれば、コミュニケーション能力、問題解決能力、正確できめ細かな対応が求められます。職員には社内研修を行うため教育コストがかかります。

システムを導入することは、高いスキルを持つ職員を配置したと同様であり、既存職員にとっても便利ツールとなるため業務効率をあげられます。

簡単操作で、複雑な指導をする必要もなく顧客対応することができるため、結果的に教育コストの削減に繋がるでしょう。

業務ミスが少なくなる

電話での予約は「言った」「聞いて言ない」問題と、予約の取り間違い、ダブルブッキングなど業務上でのミスが発生するリスクがあります。

手作業での予約管理には、ヒューマンエラーがつきもの。しかし「間違えました」「予約が取れていませんでした」はエンディング業界では通用しません。

土葬を行う一部地域を除き、日本では99%の確率で火葬が行われます。葬儀をしない方針であっても、家族葬、一般葬、一日葬、そして直葬にしろ火葬は行われます。

火葬日が決まらないと、葬儀の全日程が決まりません。言わば、火葬日の決定は葬儀全日程を決める上での肝とされます。

もし「火葬場予約できていませんでした」となった場合、全てのスケジュールが予定どおりには行かず、喪家だけでなく、参列者等に多大なフラストレーションを与えるでしょう。

業務ミスを軽減するためには、手作業に頼るだけではなく、確実に予約決定を双方が確認できるための自動化システムが必要と言えるでしょう。

火葬予約システムについて

火葬予約システムを導入することで、今まで不便＆不満に感じ我慢していた日常業務を快適なものに変えることが可能です。

具体的には、

「火葬場の空き状況がリアルタイムで瞬時に確認できる」「24時間いつでも予約枠が取れる」「業務中のミスを減らせる」「自前で管理しなくても済む」「予約システム自体が便利帳になる」で重宝されます。

もっと言えば、個人情報の保護・流失に留意しなければならないため、セキュリティ面でも安心できる、火葬場や斎場の予約にもってこいのシステムです。

火葬場の予約方法は、各市町村にバラつきがあると先述しました。

加えて、予約方法にも違いがあります。

個人の予約を受け付けている火葬場もあれば、葬儀会社を介してのみ予約できるところも。条件を設け満たさなければ予約をしても火葬ができない地域もあります。

例えば、東京23特別区では、素人には難しい条件を設けているため、葬儀社に予約を依頼します。

例：東京23特別区の火葬を受け入れる条件

・ご依頼が棺に入れられており、適切な処置が施されていること
・ご遺体の搬送作業を適切に行なって、予約時間に到着できること
・葬儀当日に火葬許可証と料金が用意できること

このように、火葬の予約は葬儀社の手を借りない場合、大分ハードルが高くなることが分かります。

また、火葬予約システムが便利帳のごとく重宝される理由は、各管理システムと連動させられ、葬儀社と葬儀社スタッフと情報共有のみならず、スケジュールの把握も行えます。

システムのメリット・デメリット

火葬予約システム導入のメリットは下記4つです。

システム選び、5つのポイント

火葬予約システムを選ぶ上で大事なポイントは５つです

1.予約にミスがない
2.24時間、即時に予約を取れる
3.顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる
4.火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの
5.行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

システム導入を検討する火葬場、火葬予約をアテンドする葬儀社、喪家にとっても便利となる予約システムを選ぶ必要があります。

予約にミスがない

ヒューマンエラーによるミスがなく、確実に予約が取れるシステムを導入しましょう。

火葬場の予約は、顧客である喪家にとって葬儀の全日程を決定する重要な役割を持ちます。

火葬日が決まることで、通夜、葬儀の日程、僧侶の手配、斎場の手配、霊柩車、火葬場までの送迎方法などが決まっていきます。

このように、火葬日の決定は葬儀の全日程を決める上で肝とされるため「火葬場が予約されていない」「火葬場予約にミスがあった」は言語道断。

予約完了後にメールで予約のリマインドがあるとなお良いでしょう。

24時間、即時に予約を取れる

WEBシステムを利用しているので、24時間いつでも予約することが可能です。

従来の電話受付での予約では、時間外受付や口頭でのやりとりによるダブルブッキングなど発生する可能性があります。

葬儀は事前予約ができません。

24時間受付可能な火葬予約システムの導入は、顧客の取りこぼし防止にも役立つでしょう。

顧客にとって負担のない火葬場の予約が取れる（金額面、移動距離）

顧客である喪家にとって、火葬費用や葬儀場からの距離、最寄駅からの利便性などは重要な問題です。

すぐに予約を取らなければならないとはいえ、喪家や参列者の負担にならない火葬場や斎場選びを念頭におきます。

火葬システム以外のシステムとの親和性（連動性）の高いもの

複数のシステムと連動し、一元管理できることも大きなポイントになります。

葬儀場の予約、霊柩車の予約、僧侶の予約、火葬場までのマイクロバスの予約など、一つひとつの情報を別々に管理していたとしたら時間のロスになりかねません。

このように、葬儀は火葬をするだけではなく、他にも決めるべき工程がたくさんあるからこそ「他システムとの連動」は、特に重要視すべきでしょう。

行政への提出義務のある使用実績のデータ作成が簡単に出来る

厚生労働省のHPに記載の「墓地・埋葬等に関する法律の概要」にあるように、墓地、火葬場の管理者には報告義務があります。

毎月5日までにその前月中の埋葬、火葬の状況を、その所在地の市町村長に報告します。

その提出資料もシステムの中から、簡単に抜き出せ、改めて作成をする必要がありません。

システム導入を検討すべき理由

葬儀事案が発生した場合は喪家と葬儀日程を調整してるさなか、時間枠が埋まってしまうことが予想できます。

火葬場の予約だけではなく、斎場内の式場や霊安室などと併せて予約する場合が多いでしょう。

火葬予約システムで一括管理できることも、ミス・ムダをなくし、確実な予約が進められる重要なポイントになります。

二度手間を防ぎスピード感を持って予約をし、喪家に寄り添う時間にあてたいものです。

ライフエンディングテクノロジーズの火葬システム

（情報引用元：スマート葬儀｜火葬システム）

弊社ライフエンディングテクノロジーズの火葬システムのご紹介です。導入前と導入後では大きく未来が違います。

こんな方に導入をおすすめしています。

・利用者の声に寄り添い、ニーズに応えられる火葬場運営を目指したい方
・火葬場職員の労務管理を徹底したい方
・電話以外の方法で24時間365日火葬場予約を受け入れる体制を取りたい方
・火葬や葬儀のあらゆるムダをなくしたい方（コスト、時間、労働力の3カット）
・火葬場の空き状況が一目で分からないため、電話予約がひっきりなしで困る方
・「分かりにくい」「ミスをなくしたい」など事務作業を更に効率化したい方

作業効率に役立つ4つの特徴

ライフエンディングテクノロジーズが提供する「火葬システム」の特徴は4つあります。

火葬予約システムを導入した川越市斎場のビフォーアフター

火葬予約システムを導入した市町村の奏功事例をチェックします。Yecソリューションズ様の火葬予約システム「Seagull-LC 斎場施設システム（予約管理・運行管理）」を導入した川越市斎場を事例として紹介します。

（情報引用元：川越市公式サイト2022年5月現在）

●活用の状況

施設の予約受付から施設の使用料の収納管理、利用申請・許可事務まで、施設の利用に係る手続きにおいて予約管理システムを活用しています。

予約が確定した諸室の利用状況は、運行管理システムに反映されるので、全部で8つの式場と、火葬待合室、法要室、霊安室等、多数の付帯設備の利用状況をスケジュール表として確認し、一元的に管理しています。

●システム導入の背景

従来は電話で予約を受けていましたが、川越市斎場は年間3,000件ほどの火葬受入をしているため、受付事務を省力化したいといった課題がありました。

そこで、電話による音声応答受付とインターネット受付（WEB予約）を比較検討し、予約1件に係る情報量が多いことから、インターネット受付を選択しました。

●システムの選定方法

（情報引用元：川越市斎場インタビューより）

公募型プロポーザルにて業者選定を行い、パッケージシステムの内容だけではなく、システム導入の手法や構築業務体制、価格等について総合的な評価を行いました。

●システム導入後の効果

施設の予約受付は、従来全て電話で受付していましたが、WEB予約システムを導入したことで、職員の受付事務を削減することができました。

今まで葬祭業者の方は、まず斎場に電話して空き状況を確認し、その後利用者と日程調整し、再度斎場に電話をして…という運用で、時間も手間もかかっていました。

WEBであれば空き状況が一目瞭然で、そのまま予約もできるため、葬祭業者の方にとっても利用しやすくなったのではないかと思います。

（情報引用元：「川越市斎場、川越市民聖苑やすらぎのさと予約システム」）

WEB予約システムをご利用いただく葬祭業者の数は、当初26社程度でしたが、現在では80社程度まで増加しています。なお、電話による受付も行っています。

運行管理システムについては、なくてはならない存在になっています。川越市では火葬と併せて、式場や付帯設備等多数の施設を利用できるようになっていますが、各施設の利用状況が運行管理のほうに反映され、スケジュール表として一元的に管理・確認できるという点が役立っています。

更に、川越市斎場は9:30～15:00の間で30分ごとに火葬受入をしているため、進行管理機能も非常に役立っています。10件を超える葬家の進行状況を同時に管理することは、手作業では困難です。

運行管理システムは火葬受入の状況や、各葬家の火葬業務の進行状況をリアルタイムで確認することができ、複雑な火葬スケジュールをこなしていく上で、重要な役割を担っています。

また、火葬担当者もタッチパネルで予定及び各葬家の進行状況を確認でき、全ての作業者が情報を共有することで、適切な進行が行えています。

（情報引用元：川越市斎場インタビューより）

まとめ

システムをデジタル化しスムーズな予約を取ることは、多くの問題を解決します。

葬儀の形が多様化する昨今「心を込めて故人を送る気持ち」「後悔しないお別れの会にしたい」「故人らしい葬儀にしたい」の思いは、喪家にとっても火葬場運営サイドや葬儀社にとっても同じです。

デジタルツール、例えば火葬予約システムは、火葬場運営サイドの今後を支えるだけでなく、葬儀社サイド、喪家サイドの要望をすくいあげるツールとも言えます。

しかし、便利さだけを追求したのではありません。

ひとえにオペレーションをデジタルツールにより効率化し、喪家ご遺族に寄り添う気持ちと時間を大切にしてもらうために生まれたシステムです。

これからも後退することなく、エンディング業界の一員として、ライフエンディングテクノロジーズは理念と未来を胸に邁進していきます。

葬儀担当者様、喪家喪主様、参列者の負担を軽減し、故人を偲ぶ気持ちを大切にしていただきたいという思いを形にして、価値を提供できるサービスをこの先も展開していきます。