斎場予約システムを導入する前に！抑えるべき4つのポイントを解説！ 

「斎場予約システムがたくさんあって決められない…」
「決める前に、良いシステムの導入基準を知っておきたい」
「後からシステムを入れ替えるは大変そうだし失敗したくない…」

斎場が決まらなければ葬儀準備が進まないため、業務としては急を要します。

しかしながら斎場の予約は、場所によって一元管理されておらず、予約の方法もさまざまで非常に手間のかかる業務です。
「斎場予約システム」導入で、予約者が無駄で面倒だと感じられる業務がすべて軽減され、業務改善が劇的に図れるでしょう。

しかし、現在、斎場予約システムはさまざまな会社で展開しており、どのシステムが良いか決めるのは難しいかと思います。

ズバリ、斎場予約システム導入のポイントは下記4つです。

1）利用者が直感的に操作できる
2）予約状況がすぐに分かる
3）予約以外の機能も充実している
4）サポート体制が整っている

上記4つを抑えることで、せっかく取り入れたシステムが無駄にならず、かつ斎場予約だけに特化していない為、費用面でも満足することができるでしょう。

この記事では、斎場予約システム導入に伴うメリットとデメリット、導入するためのポイントについて解説します。

導入事例やおすすめのシステムも合わせて紹介していますので、最後まで読んでいただければ、斎場予約システムを導入すればどのように業務改善できるか具体的にわかります。

システム導入によって劇的に業務改善を図りたいとお考えの方は、ぜひご一読ください。

斎場予約システム導入の4つのポイント

斎場予約システム導入にあたって考えるべき点は、次の4つで、特に下記順番で意識することで、システムの利便性を大きく感じることができるでしょう。

どんなに便利なシステムであっても、使用方法が複雑で使いづらくては宝の持ち腐れです。まずは、操作方法など利便性を優先したシステム選びを意識すると良いですね。

1.利用者が直感的に操作できる

システム導入を考えるにあたっては、葬儀場スタッフや顧客の利用しやすさを重視しましょう。

システムが複雑で使いにくいと、むしろ作業場で手間が増え導入のメリットを得られません。

また、顧客が直接入力する際に指導しなければならないほど複雑なシステムであれば、スタッフの労務負担の軽減が難しくなります。

画面を見れば誰でも直感的に操作できるシステムになっているかどうかは、導入にあたって大変重要なポイントです。

2.予約状況がすぐに分かる

画面上で、斎場の予約状況がすぐにわかるというのも大切です。

斎場の予約は、葬儀を進行させるうえでは、最優先で進めなければならない業務です。

予約だけに特化したシステムだと、斎場の状況を把握できずに結局アナログで確認しなければならないケースも考えられます。斎場の空きがない場合には、複数の斎場の状況把握も必要となります。

たとえばカレンダーや時間別表示、複数の斎場が把握できる表示など、一目で状況がわかるようなシステムになっているかどうか、導入前によく確認しておきましょう。

3.予約以外の機能も充実している

斎場予約システムを導入する際は、他の機能も充実しているものを選ぶとよいでしょう。

予約だけではなく葬儀全体の作業を一元管理できるシステムであれば、入力や管理の手間をトータルで削減でき、コスト面でも無駄がありません。

またシステムをトータルで導入すればそれぞれのデータ連携がたやすく、効率よい顧客対応が可能となるため、結果として顧客満足へとつなげられます。

4.サポート体制が整っている

葬儀においては、いつどのような事態が起こるのか予測の難しい部分があります。

何か起こった場合でもサポート体制が整ったシステムであれば、不測の事態でも対応が可能です。

初期登録の代行やサポートスタッフの常駐、電話・メール・チャットなど幅広い問い合わせ方法など、サポートの充実したシステムであれば、運用において安心できます。

斎場予約システムの導入事例

現在斎場予約システムを導入している市や斎場において、どのような形で使用されているか事例をあげて説明します。

1.横浜市営斎場・斎場予約システム

横浜市では、市営の斎場4施設の空き情報がシステム上で確認できます。

斎場を選択すると時間ごとの空き状況が数字で確認でき、登録業者はログインすることで予約が可能です。予約時間は0時から23時29分と、ほぼ24時間の対応となっています。

複数予約や実態のない予約、多数のキャンセルなどの不正予約を繰り返す業者に対しては、システム利用ができないような対策を取るなどの対応をされています。

2.松戸市斎場

千葉県松戸市のシステムでは、火葬予約と式場予約が可能です。

式場予約後に火葬の予約も合わせて可能であり、火葬のみ・火葬なしで式場のみの予約にも対応しています。

火葬予約では15歳以上・15歳以下など状態により細かく6種類に分かれた予約が可能で、必要に応じて霊柩車の予約も合わせてできるようになっています。

3.臨海斎場

臨海斎場は東京都大田区にある公営の斎場です。

2週間先までの火葬場・面会室・待合室の空き状況について、一覧で確認できます。

普通炉と大型炉の空き状況も確認でき、式場や霊安室の空き状況についても合わせて確認可能です。

予約は24時間対応となっており、空き状況の確認は誰でもできます。ただし予約に関しては、事前登録している葬祭業者のみとなっています。

おススメの斎場予約システム4選

下記にご紹介する斎場予約システムは、ポイント導入の下記4つをカバーしています。

・利用者が直感的に操作できる
・予約状況がすぐに分かる
・予約以外の機能も充実している
・サポート体制が整っている

ぜひ、システム検討の参考としてご利用ください。

1.スマート火葬予約

画像引用先：スマート火葬予約

LDT株式会社が提供するスマート火葬予約は、業務の効率化とヒューマンエラー削減に大きく貢献するシステムです。

従来の火葬場や斎場の予約プロセスは、電話やＦＡＸのやり取りが主流で多くの手間と時間が必要でした。スマート火葬予約は、すべての手続きをデジタル化し、リアルタイムで空き状況の確認と予約が可能です。

たとえば、ご遺族と打ち合わせ中に、予約状況を確認し面倒なやり取りなしで、斎場や火葬場の予約やキャンセルを行うこともできるため、人件費や行き違いによるミスも減らすことができます。

スマート火葬予約を導入した斎場では1件あたりの予約にかかっていた工数が25分からゼロに。年間で火葬予約にかかっていた417時間以上の工数が削減できた事例もあるほどです。

このようにスマート火葬予約は、葬儀社の業務効率化と共に、ご遺族に対してもスムーズで正確なサービスを提供し、品質向上を目指すのにもおすすめなシステムといえます。

2.FUNERAL HALL RESERVATION SYSTEM

画像引用先：斎場予約システム|都築電機株式会社

都築電機株式会社が展開する、斎場予約システムです。

葬祭業者より音声ガイダンスでの受けつけ、またはインターネット経由の受付によって、自治体などの斎場予約システムへアクセスして管理します。

予約受付・変更・取消や内容確認、各種申請書や許可書・管理帳票の印刷など斎場予約に関する一連の業務に対応し、斎場施設運用管理の効率化をサポートしています。

調査の結果、お客さまの声は見つけられませんでした。直接、お問合せの上、ご確認お願いいたします。

3.ワイイーシーソリューションズ

画像引用先：斎場施設システム

株式会社ワイイーシーソリューションズが提供する、斎場施設管理システムです。

空き情報の問い合わせ、聞き間違いなどの人為的ミス、情報共有や処理速度の遅さなどを解決する、汎用性の高いシステムとなっています。

斎場予約から葬儀案内などを含めた斎場業務をトータルでサポートし、要望に合わせた3種類のサービスがあるため低コストでの運用も可能です。

導入事例

”従来は電話で予約を受けていましたが、川越市斎場は年間3,000件ほどの火葬受入をしているため、受付事務を省力化したいといった課題がありました。

そこで、電話による音声応答受付とインターネット受付（WEB予約）を比較検討し、予約1件に係る情報量が多いことから、インターネット受付を選択しました。

新斎場稼働前にシステムを稼働させる必要がある中で、納期までのスケジュールをしっかり管理し、仕様確定等段階的にスケジュール調整を行っていただいて助かりました。

打ち合わせに何度も足を運んでいただき、毎回密度の濃い内容で、こちらの要望をしっかりとシステムに反映できたと思います。

営業担当者には、建設工事に関わるところまで一貫してよく対応していただきました。SEは途中で体制変更もありましたが、グループでよく情報共有されていたようで、特に支障なく調整していただけました。機能の要望に関してもよく聞いてもらえたので、現在の正常稼働に結び付いているのだと思います。

また、施設の予約受付から使用料の収納管理、利用申請・許可事務まで「Seagull-LC 斎場施設」で網羅されておりシステム上で完結できるため、施設の利用に係る手続きを一元的に管理できる点が良いと思います。”

インタビュー抜粋先：川越市斎場様インタビュー

4.RESERVA予約

画像引用先：RESERVA予約

株式会社コントロールテクノロジーが提供する、斎場予約システムです。

葬儀会場・火葬場・セレモニーホールなどの予約に特化し、パソコン・スマートフォン・タブレットに対応しています。

「基本的なシステムを試したい」という場合は、まず無料プランでトライアル的な利用ができ、予算と使用方法に合わせたシステム導入が可能となっています。

 調査の結果、お客さまの声は見つけられませんでした。直接、お問合せの上、ご確認お願いいたします。

まとめ

斎場予約については、対応を急がれる上に手間がかかり人的ミスの許されない業務です。

業務改善を進めるにあたっては今後デジタル化が急務であり、導入によってさまざまな利点が享受されます。

システムを導入する際は、次の4点を重視して選択すればよいでしょう。

1）利用者が直感的に操作できる
2）予約状況がすぐに分かる
3）予約以外の機能も充実している
4）サポート体制が整っている

斎場予約をシステム化することで従業員の労務改善を計れば、ひいては顧客満足度の上昇につながります。

システム導入には初期費用がかかるのはネックといえますが、それ以上のメリットが実感できるのは間違いありません。

ぜひ弊社の斎場予約システムを含めた「スマート火葬予約」導入を検討していただき、費用対効果を実感してみてください。